Przed wyznaczonym terminem wizyty, powinniśmy wcześniej dostarczyć notariuszowi dokumenty związane z transakcją.

Jeżeli kupujemy mieszkanie spółdzielcze (własnościowe prawo do lokalu):

zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej, iż sprzedającym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu oraz lokal ma całkowicie spłacony wkład budowlany;
zaświadczenie z urzędu gminy o tym, iż nikt w lokalu nie jest zameldowany. Pamiętajmy, że samo wpisanie w dowodach osobistych sprzedających informacji o wymeldowaniu nie wystarcza, ponieważ w lokalu mogły być zameldowane inne osoby nie będące właścicielami nieruchomości, na przykład babcia, brat, siostra itd. Sprzedający powinni wymeldować się przed podpisaniem aktu notarialnego i przedłożyć kupującym ww. zaświadczenie;
książeczki opłat za telefon, energię elektryczną, gaz oraz zaświadczenie, że poprzedni właściciel nie zalega z czynszem. Uchroni to kupującego przed zapłaceniem odsetek za nieterminowe wnoszenie opłaty czynszowej przez dotychczasowych właścicieli;

Jeżeli kupujemy mieszkanie-nieruchomość hipoteczną:

wypisy z księgi wieczystej (każda nieruchomość ma oddzielną księgę wieczystą, składającą się z czterech działów: dział I - opis nieruchomości czyli adres, powierzchnia, liczba pokoi, itd., dział II - wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego, dział III - wpisy i obciążenia, dział IV - hipoteki). Badanie stanu prawnego księgi wieczystej nie jest łatwe i dlatego warto poprosić notariusza, aby na dzień przed lub w dniu podpisania aktu dokonał wglądu do księgi wieczystej i sprawdził, czy stan prawny nie uległ zmianie oraz czy nie wpłynęły nowe wnioski. Odpisy z księgi wieczystej może zamówić właściciel lub osoba przez niego upoważniona w Sądzie Powiatowym w Wydziale Ksiąg Wieczystych;
zaświadczenie o wymeldowaniu;
zaświadczenie od zarządcy (administratora) nieruchomości z informacją o nie zaleganiu z czynszem oraz opłatami na fundusz remontowy.

Jeżeli kupujemy dom:

wypis z księgi wieczystej (w pierwszym dziale powinna być informacja o nieruchomości i działce m. in. numer działki, powierzchnia zabudowy, kubatura budynków itd.);

wypis z rejestru gruntów wraz z mapą do celów prawnych, na której powinien być naniesiony dom;
zaświadczenie o wymeldowaniu.

Jeżeli kupujemy działkę budowlaną:

odpis z księgi wieczystej;
wypis z rejestru gruntów wraz z mapą do celów prawnych. Dokument ten zawiera stan faktyczny kupowanej nieruchomości, czyli powierzchnię, położenie, status działki oraz kształt itp.;
wypis z planu zagospodarowania przestrzennego, w którym określono dokładne przeznaczenie działki. Oba te dokumenty możemy otrzymać w urzędzie gminy w wydziałach architektury.

Notariusz dokona wstępnej analizy dokumentów oraz obliczy opłatę skarbową i taksę notarialną. Notariusz pobiera od stron opłaty i podatki na rzecz skarbu państwa. Nasze prawo nie reguluje kwestii, która ze stron ponosić ma te opłaty. Zazwyczaj koszty te uiszcza kupujący. Wówczas dopiero może być podpisany akt notarialny. Przy podpisaniu aktu muszą być obecne obie strony umowy.

W wypadku nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu opłata skarbowa wynosi 2% ceny podanej w akcie notarialnym. W wypadku nabycia lokalu będącego odrębną nieruchomością (mieszkanie tzw. hipoteczne) opłata skarbowa wynosi 5%.
Pamiętajmy także, że notariusz pobiera taksę notarialną od wartości przedmiotu czynności notarialnej, która wynosi:
- przy wartości mieszkania mniejszej niż 10 000 zł - 3%
- od 10 000 do 20 000 - 300 zł + 2% od nadwyżki ponad 10 000 zł
- od 20 000 do 50 000 - 500 zł + 1% od nadwyżki ponad 50 000 zł
- powyżej 50 000 - 800 zł + 0,5 od nadwyżki ponad 50 000 zł.

Taksę notarialną stosuje się wtedy, kiedy przedmiot czynności notarialnej jest własnością hipoteczną. Od całości taksy notarialnej notariusz nalicza podatek VAT w wysokości 22% - jeżeli nabywający posiada inną nieruchomość lub 7% - jeżeli jej nie posiada, ani nie dysponuje spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu.
Notariusz pobiera również opłatę za wniosek skierowany do sądu księgowo-macierzystego. Wynagrodzenie notariusza nie może przekroczyć 5 tys. zł.

Za sporządzenie aktu umowy dotyczącej zbycia własnościowego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego, prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej (prawa do lokalu mieszkalnego w domu budowanym przez spółdzielnię mieszkaniową w celu przeniesienia jego własności na członka), maksymalne wynagrodzenie notariusza wynosi połowę wynagrodzenia według stawek taksy notarialnej przewidzianych jako całość tej taksy. Wynagrodzenie to nie może być jednak wyższe niż 2,5 tys. zł.
Notariusz ma obowiązek sporządzić akt notarialny zgodnie z obowiązującym prawem, w przeciwnym razie powinien odmówić jego wykonania.